コピー代の勘定科目と仕訳例！印刷費との違いや経費計上するときの注意点も解説

「コピー代を経費として計上したいけれど、どの勘定科目を使えばいいの？」
「仕訳例をもとに理解したい」
「経費計上の際に注意すべきポイントはある？」

このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

コピー代や印刷費は、日常業務で頻繁に発生する費用ですが、その勘定科目の選択や仕訳方法は利用目的や状況によって異なります。

適切な経費計上を行うためには、これらの費用の分類や仕訳方法を正しく理解することが重要です。

この記事では、個人事業主と法人に向けて、コピー代の勘定科目と具体的な仕訳例について詳しく解説します。

さらに、印刷費との違いや経費計上時の注意点についても解説していますので、正確な経理処理を行いたい方はぜひ最後までご覧ください。

コピー代や印刷費の主な勘定科目と仕訳例

消耗品費

消耗品費は事務用品やコピー用紙など、比較的短期間で消費され、金額も比較的小さい物品の購入費用を処理する際に使用されます。

コピー代に関連する費用としては、コピー用紙の購入費用やプリンターのインク代などが該当します。

仕訳例としては、コピー用紙を5,000円で購入した場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
消耗品費	5,000円	現金	5,000円

消耗品費は企業会計において非常に一般的な勘定科目であり、使用頻度も高いため適切な管理が求められます。

雑費

雑費は、他のどの勘定科目にも当てはまらない少額な費用を処理する際に用いられる勘定科目です。

コピー代や印刷費が少額であり、事業における重要性も低い場合にこの勘定科目を使用することがあります。

仕訳例として、例えばコンビニエンスストアで急遽コピーをした際の費用30円の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
雑費	30円	現金	30円

ただし、雑費として処理する金額が大きすぎると、会計監査で問題となる可能性があるため注意が必要です。雑費はあくまで一時的な勘定科目として捉え、使用頻度や金額を定期的に見直すことも重要です。

広告宣伝費

広告宣伝費は、企業の広告や宣伝活動にかかる費用を処理する際に使用されます。

コピー代や印刷費が直接的に広告宣伝活動に関連する場合、この勘定科目を使用することが適切です。

例えば、チラシやパンフレットの印刷費用、ダイレクトメールのコピー代などが該当します。

広告宣伝費に30,000円かかり、普通預金口座から支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
広告宣伝費	30,000円	普通預金	30,000円

チラシやパンフレット、ダイレクトメールなどの費用は企業の売上増加やブランドイメージ向上を目的とした活動に関連しているため、広告宣伝費として計上するのが一般的です。

仕入（仕入高）

仕入（または仕入高）は、商品を販売する企業が、販売する商品を仕入れる際に発生する費用を処理するために使用されます。

そのため、コピー代や印刷費を仕入として扱うケースは少ないです。

ただし、例えば印刷物を商品とする事業を営む企業で、販売用の印刷物を作成するために印刷を依頼し、印刷費が商品の一部として計上される場合は仕入として計上できます。

仕訳例として、販売用の印刷物を印刷するために130,000円で印刷会社に依頼し、支払いをクレジットカードで行った場合の例は次のとおりです。

【クレジットカードの決済時】

借方		貸方
仕入	130,000円	未払金	130,000円

【カード利用分が普通預金口座から引かれたとき】

借方		貸方
未払金	130,000円	普通預金	130,000円

また、仕入として経費処理する場合、コピー代や印刷費は商品の原価の一部として計上されます。

印刷製本費

印刷製本費は、会議資料や社内報、マニュアルなど業務で使用する印刷物を作成する際にかかる費用を処理するために使用されます。

コピー代や印刷費の中でも、大量の会議資料を印刷したり社内報を定期的に発行したり、比較的まとまった金額になる場合に適した勘定科目です。

例えば、会議資料の印刷代として20,000円を支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
印刷製本費	20,000円	現金	20,000円

事務用品費

事務用品費は、文房具やコピー用紙、ファイルなど事務作業に必要な物品の購入費用を処理するために使用されます。

コピー代に関連する費用としては、コピー用紙の購入費用やプリンターのインク代などが該当します。

例えば、コピー用紙を3,000円で購入した場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
事務用品費	3,000円	現金	3,000円

事務用品費は消耗品費と似ていますが、より事務作業に特化した物品の費用を処理する際に使用されることが多いです。

外注費

外注費は、自社の業務の一部を外部の業者に委託した場合に発生する費用を処理するために使用されます。

コピー代に関連する費用としては、コピーサービス業者にコピーを依頼した場合や、印刷業者に印刷物を依頼した場合などが該当します。

そのため、自社でコピー機を所有していない場合や大量の印刷物を処理する必要がある場合は基本的に外注費です。

例えば、コピーサービス業者にコピーを依頼し、普通預金口座から100,000円を支払った場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
外注費	100,000円	普通預金	100,000円

通信費

通信費は、電話代、インターネット回線利用料、切手代など通信に関する費用を処理するために使用されます。

コピー代と直接的な関連性は低いですが、複合機がネットワークに接続されている場合、そのネットワーク回線利用料の一部を通信費として処理することがあります。

複合機のネットワーク回線利用料が月額5,000円の場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
通信費	5,000円	現金	5,000円

【ケース別】コピー代を支払ったときの勘定科目と仕訳例

コピー代を支払った際の勘定科目は状況によって異なります。ここでは具体的な3つのケースを想定し、それぞれのケースで適切な勘定科目と仕訳例を解説します。

ケース1.コンビニエンスストアでのコピー代

コンビニエンスストアでコピーをした場合、通常、金額は少額であることが多いため雑費または消耗品費として処理することが一般的です。

どちらの勘定科目を使用するかは企業の会計方針によって異なります。

事業においてコピー代の計上の重要性が低く金額も小さいときは雑費、ある程度の重要性が想定されるときは消耗品費として仕訳するといいでしょう。

ただし、勘定科目を決定する際は社内で経費計上のルールを定めて統一させておくことが大切です。

例えば、コンビニエンスストアで300円のコピーをした場合の仕訳例は次のとおりです。

【雑費で処理する場合】

借方		貸方
雑費	300円	現金	300円

【消耗品費で処理する場合】

借方		貸方
消耗品費	300円	現金	300円

コンビニエンスストアでのコピー代は頻繁に発生する可能性があるため、社内のルールに従って継続して同じ勘定科目を使用するようにしましょう。

ケース2.社内複合機でのコピー代

社内複合機でコピーをした場合、直接的にコピー代の支出はありません。

しかし、社内複合機を使用するためのコピー用紙の購入費用は、消耗品費や事務用品費で処理することが可能です。

例えば、3,000円のコピー用紙をオンラインショップでクレジットカード払いしたときの仕訳例は次のとおりです。（事務用品費で処理）

【クレジットカードの決済時】

借方		貸方
事務用品費	3,000円	未払金	3,000円

【カード利用分が普通預金口座から引かれたとき】

借方		貸方
未払金	3,000円	普通預金	3,000円

ケース3.コピーサービス業者に依頼したときの費用

コピーサービス業者にコピーを依頼した場合、外注費として処理することが適切です。この場合、コピーサービス業者からの請求書に基づいて仕訳を行います。

例えば、コピーサービス業者に150,000円のコピーを依頼し、普通預金口座から振込支払した場合の仕訳例は次のとおりです。

借方		貸方
外注費	150,000円	普通預金	150,000円

コピー代と印刷費は違う？基本的な仕訳方法は同じ

コピー代と印刷費はどちらも紙媒体に関する費用で、基本的な仕訳方法は同じです。

ただし、その性質には若干の違いがあり、コピー代は主に社内での資料作成や少量の印刷に使用される費用を指します。

一方、印刷費はチラシやパンフレットなど、外部に配布する目的で大量に印刷する場合に使用される費用を指すのが一般的です。

基本的な仕訳方法は同じですが、それぞれの費用が発生した状況に応じて適切な勘定科目を選択し、仕訳を行いましょう。重要なのはコピー代と印刷費の区別ではなく、その費用がどのような目的で使用されたのかを明確にすることです。

個人事業主と法人でコピー代の仕訳方法は変わる？

個人事業主と法人において、コピー代の仕訳方法は基本的に同じです。

ただし、個人事業主と比べて法人は会計処理のルールが厳格であり、より詳細な証拠書類が必要となる場合があります。

重要なのは、それぞれの事業形態に応じて適切な会計処理を行い、税務上の要件を満たすことです。例えば、法人の場合は会計帳簿の作成が義務付けられており、経費の詳細な記録が求められます。

税務署からの問い合わせがあった場合に適切に説明できるよう、日頃から証拠書類を整理しておきましょう。

個人事業主が経費処理する場合においても、事業主個人の生活費と事業に必要な経費を明確に区別しなければならず、コピー代の使用目的を明確に説明できるようにしておく必要があります。

コピー代の勘定科目を決めて仕訳する際の注意点

注意点1.領収書など証拠書類を保管しておく

コピー代を計上する際、領収書やレシートなどの証拠書類を必ず保管しておく必要があります。

万が一税務調査が行われた際、領収書やレシートは費用が実際に発生したことを証明するための書類となります。

また、領収書には日付、金額、支払先の名称、コピー代の内容が明記されていることを確認しましょう。

領収書を紛失した場合、支払いの事実を証明できる他の書類（クレジットカードの明細書など）を保管しておくことで証明することも可能です。

注意点2.内部ルールを定めて経費計上する

コピー代の経費計上に関して、内部ルールを定めておくことが重要です。

経費計上する内部ルールを定めておくと、担当者による判断のばらつきを防ぎ、一貫性のある会計処理を行うことができます。

内部ルールには、「どの勘定科目を使用するのか」「どのような場合に経費として計上できるのか」「証拠書類の保管方法」などを定めておきましょう。

また、内部ルールは定期的に見直し、必要に応じて修正することで、常に最新の状況に対応できるようにしておくことも重要です。

注意点3.消費税の課税区分は課税仕入になる

通常、コピー代は消費税の課税対象となるため、課税仕入として処理する必要があります。

そのため、コピー代に含まれる消費税額を正しく計算し、消費税の仕訳を行わなければなりません。

消費税の計算方法には割戻し計算と積上げ計算の2種類がありますが、どちらの方法を使用するかは企業の会計方針によって異なります。

なお、免税事業者の場合は消費税の仕訳は不要です。

会計ソフトを導入してコピー代の仕訳効率化しよう

会計ソフトを導入することで、コピー代の仕訳を効率化することができます。

会計ソフトには、自動仕訳機能や領収書のスキャン機能など、様々な便利な機能が搭載されており、手作業による仕訳作業を大幅に削減することが可能です。

また、会計ソフトを使用することで仕訳ミスのリスクを減らし、より正確な会計情報を構築できます。

会計ソフトの導入費用は初期費用がかかりますが、長期的に見ると人件費の削減や業務効率化につながり、コストメリットがあると言えるでしょう。

まとめ

コピー代は雑費や消耗品費など、さまざまな勘定科目が考えられます。それぞれの勘定科目の違いを知り、用途や金額によって適切な勘定科目を選び、仕訳することが重要です。

また、経費計上の際には領収書の内容を確認し、適切な科目で仕訳を行いましょう。