コピー代の勘定科目と仕訳例！印刷費との違いや経費計上するときの注意点も解説

「コンビニでコピーした代金、どの勘定科目で経費にすればいいの？」「印刷会社に頼んだチラシ代や、会社の複合機のリース料はどうする？」「仕訳例を見ながら確認したい」

コピー代や印刷費は、日常業務で何度も発生する身近な費用です。ところが、コンビニでの数十円のコピーから、印刷会社への大量印刷、複合機のリースまで中身の幅が広く、使う勘定科目も目的や支払先によって変わります。

結論からお伝えすると、少額のコピー代は「消耗品費」か「雑費」、外部に頼む印刷は「印刷製本費」、宣伝用のチラシは「広告宣伝費」で処理するのが一般的です。どの科目を選ぶかに法律上の決まりはないため、自社のルールを決めて、毎回同じ科目で処理し続けることがもっとも大切です。

この記事では、コピー代の主な勘定科目と使い分け、ケース別の仕訳例、複合機を購入・リースしたときの処理、印刷費との違い、消費税とインボイスの注意点まで、個人事業主と法人の方に向けて福岡の税理士がわかりやすく解説します。

コピー代・印刷費の主な勘定科目

勘定科目	使う場面	具体例
消耗品費	少額で、すぐに使い切るもの	コピー用紙、インク・トナー、コンビニでのコピー代
事務用品費	事務作業に使う物品を分けて管理したいとき	コピー用紙、ファイル、文房具
雑費	金額が小さく、たまにしか発生しないもの	外出先で1回だけしたコピー代
印刷製本費	印刷物を作る費用をまとめて管理したいとき	会議資料・マニュアル・社内報・名刺の印刷
広告宣伝費	外部への宣伝が目的の印刷物	チラシ、パンフレット、ダイレクトメール
外注費・支払手数料	コピーや印刷の作業を業者に委託	大量コピーの代行、製本の代行
仕入（売上原価）	印刷物そのものを販売する場合	販売用の冊子やポスターの印刷
賃借料・リース料・保守料	複合機を借りて使う場合	複合機のリース料、カウンター料金

コピー代・印刷費の勘定科目は、①何のためのコピー・印刷か（社内用か、宣伝用か、販売用か）、②どこに払うか（コンビニか、印刷会社か、リース会社か）、③金額と頻度、の3つで選びます。ここでは、それぞれの科目の特徴を順に説明します。

消耗品費・事務用品費｜用紙やインク、少額のコピー代

消耗品費は、比較的短い期間で使い切る、金額の小さい物品の購入費用に使う科目です。コピー用紙、プリンターのインクやトナー、コンビニでのコピー代などが当てはまります。税務上は、使用可能期間が1年未満か、取得価額が10万円未満のものが目安です。

事務用品費は、消耗品費のうち事務作業に使う物品（コピー用紙、ファイル、文房具など）を分けて管理したい会社が設ける科目です。どちらを使っても税金の計算は変わらないため、会社の管理のしやすさで選べば問題ありません。

雑費｜ほかの科目に当てはまらない少額の支出

雑費は、ほかのどの科目にも当てはまらず、金額が小さく発生も少ない費用に使う科目です。外出先で1回だけ必要になったコピー代などに使えます。ただし、雑費の金額が大きくなると、何に使ったのかわからない支出が多いと見られ、税務調査で内容を確認されやすくなります。コピー代が毎月のように発生するなら、消耗品費や事務用品費で処理しましょう。

印刷製本費・広告宣伝費｜外部に頼む印刷

印刷製本費は、会議資料やマニュアル、社内報、名刺など、業務で使う印刷物を作る費用をまとめて管理するための科目です。まとまった量を印刷会社に頼むことが多い会社に向いています。

チラシやパンフレット、ダイレクトメールのように、外部の人に自社の商品やサービスを知ってもらうための印刷物は、広告宣伝費で処理するのが一般的です。宣伝のためのコストとして分けておくと、広告の費用対効果を確認しやすくなります。

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外注費・仕入・賃借料｜委託・販売用・複合機のリース

大量のコピーや製本を専門業者に丸ごと頼む場合は、外注費や支払手数料で処理します。ただし、でき上がった印刷物を買う取引であれば、印刷製本費で処理するのが自然です。印刷物そのものを商品として販売する事業では、販売用の印刷代は「仕入」（売上原価）になります。

会社で複合機（コピー機）をリースやレンタルで使っている場合、毎月のリース料は「賃借料」や「リース料」、印刷枚数に応じて払うカウンター料金（保守料）は「保守料」「修繕費」「支払手数料」などで処理します。複合機の扱いは、後ほど詳しく説明します。

【ケース別】コピー代を支払ったときの仕訳例

借方	貸方	金額	摘要
消耗品費（または雑費）	現金	300円	コンビニでコピー（提案資料）
事務用品費	未払金	3,300円	コピー用紙A4 5,000枚（カード払い）
未払金	普通預金	3,300円	カード代金の引落し
印刷製本費	普通預金	22,000円	〇〇印刷 会議資料100部
広告宣伝費	普通預金	33,000円	〇〇印刷 チラシ5,000枚
消耗品費	事業主借	1,100円	インクカートリッジ（個人のお金で支払い）

コピー代の仕訳は、借方（左側）に費用の科目、貸方（右側）に支払い方法を書くシンプルな形です。現金なら「現金」、口座振込なら「普通預金」、クレジットカードなら「未払金」、個人事業主が個人のお金で払ったなら「事業主借」を使います。上の表の例を、ケースごとに解説します。

ケース1｜コンビニでコピーした場合

取引先に持っていく提案資料を、コンビニで300円分コピーしたケースです。少額なので消耗品費か雑費で処理するのが一般的です。コピー代がたまにしか発生しないなら雑費、ある程度の頻度で発生するなら消耗品費にするとよいでしょう。どちらにするかは社内のルールで決め、以後は同じ科目を使い続けます。

コンビニのコピー機から出るレシートは、なくさないよう他の領収書と一緒に保管しておきます。摘要には「提案資料のコピー」など、何のためのコピーかを一言書いておくと、後から見返したときに内容がすぐわかります。

ケース2｜コピー用紙をネット通販で買った場合

社内の複合機で使うコピー用紙3,300円を、ネット通販でクレジットカード払いしたケースです。カードで払った時点では口座からお金が出ていないため、貸方は「未払金」にします。後日カード代金が引き落とされたら「未払金／普通預金」の仕訳で消し込みます。

ネット通販の領収書をメールやPDFで受け取った場合は、印刷して紙で保存するのではなく、データのまま保存するのが電子帳簿保存法のルールです。日付・金額・取引先で検索できるよう、ファイル名をそろえるなどして保存しましょう。

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ケース3｜印刷会社に会議資料やチラシを頼んだ場合

印刷会社に会議資料100部を22,000円で頼んだ場合は印刷製本費、宣伝用のチラシ5,000枚を33,000円で頼んだ場合は広告宣伝費で処理します。同じ印刷会社への支払いでも、目的によって科目が変わる点に注意しましょう。1枚の請求書に両方が含まれている場合は、内訳ごとに分けて仕訳するのが丁寧ですが、金額が小さい場合は主な目的の科目にまとめても差し支えありません。

チラシを大量に印刷して、決算日の時点でまだ配っていない分が多く残っている場合、法人では未使用分を「貯蔵品」（資産）として計上する考え方があります。ただし、毎期おおむね同じ量を作って経常的に使っている広告宣伝用の印刷物は、継続して買ったときの費用にしていれば認められる取り扱いがあります。

ケース4｜個人事業主がインクを個人のお金で買った場合

個人事業主が、事業用のプリンターのインク1,100円を個人の財布から払ったケースです。事業のお金が減ったわけではないので、貸方は「事業主借」（個人から事業にお金を入れたことを表す科目）にします。反対に、事業用の口座から私用の印刷代を払ってしまった場合は、借方を「事業主貸」にして経費から外します。

複合機（コピー機）を導入したときの勘定科目

取得価額（1台あたり）	処理の方法	勘定科目の例
10万円未満	買った年に全額を経費にできる	消耗品費
10万円以上20万円未満	3年間で均等に経費にする方法（一括償却資産）も選べる	一括償却資産
30万円未満（青色申告の中小企業者等）	年合計300万円まで全額を経費にできる特例	消耗品費・工具器具備品
上記以外	耐用年数5年で減価償却する	工具器具備品

出典：国税庁 タックスアンサーNo.5408「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」、国税庁「耐用年数表（器具・備品）」

コピー代そのものではありませんが、会社や事務所で複合機を導入するときの処理も押さえておきましょう。複合機は、買うかリースにするかで勘定科目が変わります。

複合機を購入した場合

複合機を買った場合、1台の取得価額によって処理が変わります。10万円未満なら消耗品費として買った年に全額を経費にできます。それ以上の場合は「工具器具備品」として資産に計上し、減価償却（何年かに分けて経費にすること）をします。複写機の法定耐用年数は5年です。

青色申告をしている中小企業者（個人事業主の場合は中小事業者）は、取得価額が30万円未満の資産なら、年間の合計300万円までは買った年に全額を経費にできる特例があります（2026年3月31日までに取得した分）。

この特例は、令和8年度税制改正の大綱で、対象となる資産を40万円未満に引き上げ、常時使用する従業員が400人を超える法人を対象外としたうえで、適用期限を3年延長することとされました（財務省「令和8年度税制改正の大綱」）。2026年4月以後に複合機などを購入する場合は、適用できる金額の基準を確認してから処理しましょう。

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複合機をリース・レンタルした場合

中小企業や個人事業主が複合機をリースで借りる場合、毎月のリース料を「賃借料」や「リース料」として経費にする処理が一般的です。リース契約の多くは、途中で解約できず、リース期間中の支払総額が物件の価格とほぼ同じになる「ファイナンス・リース」に当たり、会計上は資産を買ったのと同じように扱うのが原則ですが、中小企業では賃貸借取引として毎月のリース料を費用にする処理も認められています。

なお、消費税については、ファイナンス・リースは契約した時点で資産を買ったものとして扱い、リース料総額の消費税を一括で仕入税額控除するのが原則です。ただし、会計上リース料を毎月費用にしている場合は、消費税も毎月の支払いに合わせて控除する方法（分割控除）が認められています。どちらにするかは顧問税理士と相談して決めましょう。

カウンター料金・保守料の処理

複合機の保守契約では、印刷した枚数に応じて「カウンター料金」を払うのが一般的です。この料金にはトナー代や点検・修理の費用が含まれていることが多く、「保守料」「修繕費」「支払手数料」などの科目で処理します。リース料とカウンター料金が1枚の請求書にまとめて書かれている場合も、内訳を分けて記帳しておくと、コピーにかかるコストを把握しやすくなります。

コピー代と印刷費は違う？基本的な仕訳方法は同じ

コピー代と印刷費は、どちらも紙に情報を刷る費用で、仕訳の方法そのものは同じです。一般的に、コピー代は社内の資料作成など少量の複写に使う費用、印刷費はチラシやパンフレットなど外部に配る目的でまとめて印刷する費用を指すことが多いです。

大切なのは、コピーか印刷かという言葉の違いではなく、「その費用を何の目的で使ったか」です。同じ印刷会社への支払いでも、会議資料なら印刷製本費、宣伝用のチラシなら広告宣伝費になります。目的がわかるように、摘要欄や請求書に用途をメモしておきましょう。

個人事業主と法人でコピー代の仕訳方法は変わる？

コピー代の勘定科目や仕訳の方法は、個人事業主と法人で基本的に同じです。違いが出るのは、仕事とプライベートの支出が混ざりやすいかどうかという点です。

個人事業主は私用分を分ける

個人事業主は、自宅のプリンターで仕事の資料も子どもの学校のプリントも印刷する、といったことがよくあります。その場合、インク代や用紙代は、仕事で使った割合（家事按分）だけを経費にします。例えば、年間のインク代が12,000円で、仕事での使用割合が7割なら、8,400円が経費です。割合は、印刷枚数の記録など、説明できる根拠で決めましょう。

プリンター本体を買った場合も同じで、仕事とプライベートの両方で使うなら、事業で使う割合だけを経費（または減価償却費）にします。仕事専用として事務所に置いているなら、全額を経費にできます。

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法人は社内ルールと証拠書類を整える

法人は、会社のお金で払ったものは原則として会社の費用になります。ただし、社長や社員が私的な印刷を会社の経費で処理していると、その分は給与とされることがあります。担当者によって科目がばらつかないよう、「コピー用紙は事務用品費」「会議資料の外注は印刷製本費」のように社内ルールを決め、領収書や請求書を整理して保存しておきましょう。

コピー代を経費にするときの注意点｜証拠書類と消費税

注意点	内容
証拠書類を保存する	レシート・領収書・請求書を保存。なくした場合は出金伝票とカード明細などで補う
社内ルールで科目を統一する	どの支出をどの科目にするかを決め、毎期同じ処理を続ける
消費税は課税仕入れ（10%）	コピー代・用紙代・印刷代・リース料は原則として課税仕入れ
インボイスを確認する	登録番号の記載を確認。少額特例や自動サービス機の特例に当たるかも確認

コピー代は金額が小さいものが多いため、つい処理が雑になりがちです。少額でも経費として認めてもらうには、支払いの事実と内容を説明できる状態にしておくことが大切です。

注意点1｜領収書などの証拠書類を保存する

コピー代を経費にするときは、レシートや領収書、請求書を必ず保存しましょう。税務調査のときに、費用が実際に発生したことを示す証拠になります。日付、金額、支払先の名称、内容（「コピー代」「用紙代」など）が書かれているかを確認します。

レシートをなくした場合でも、出金伝票に日付・支払先・金額・内容を書き、クレジットカードの明細などと合わせて保存すれば、支払いの事実を説明する材料になります。保存期間は、法人は原則7年、個人事業主は原則5年または7年です。

注意点2｜社内ルールを決めて科目を統一する

「コンビニのコピー代は消耗品費」「印刷会社への発注は印刷製本費」のように、どの支出をどの科目にするかを決めておくと、担当者による判断のばらつきを防げます。ある年は雑費、翌年は消耗品費というように科目がころころ変わると、経費の推移が比べにくくなり、経営分析にも支障が出ます。

注意点3｜消費税は課税仕入れ、インボイスも確認する

コピー代や用紙代、印刷代、複合機のリース料は、消費税の課税仕入れ（10%）です。課税事業者が仕入税額控除を受けるには、原則としてインボイス（適格請求書）の保存が必要です。コンビニや印刷会社のレシート・請求書に、登録番号が書かれているかを確認しましょう。

ただし、基準期間の課税売上高が1億円以下の事業者などは、2029年9月30日までは税込1万円未満の仕入れについて、インボイスがなくても帳簿の記載だけで控除できる「少額特例」があります（国税庁 タックスアンサーNo.6498）。また、機械だけで代金の受け取りとサービスの提供が完結する自動サービス機での3万円未満の取引は、インボイスの保存が不要とされています。コンビニのコピー機がこれに当たるかどうかも含め、判断に迷うときは国税庁のインボイス制度に関するQ&Aを確認するか、税理士に相談しましょう。

免税事業者の個人事業主など、消費税の申告をしていない場合は、消費税を分けずに税込金額で記帳すれば問題ありません。

コピー代のよくある質問

まとめ

コピー代の勘定科目には、消耗品費、事務用品費、雑費、印刷製本費、広告宣伝費、外注費などの選択肢があります。少額のコピー代は消耗品費か雑費、外部に頼む印刷は印刷製本費、宣伝用の印刷物は広告宣伝費が基本で、どれを選ぶかは自社のルールで決めて継続することが大切です。

複合機を導入するときは、購入なら取得価額に応じて消耗品費か資産計上（耐用年数5年）、リースなら賃借料・リース料で処理します。中小企業者等の少額減価償却資産の特例は、令和8年度税制改正で40万円未満に引き上げられる予定です。

コピー代は消費税の課税仕入れです。レシートや請求書を保存し、インボイスの登録番号も確認しておきましょう。個人事業主は、私用のコピーやインク代を分けて処理することを忘れないようにしましょう。

参考資料：国税庁 タックスアンサーNo.5408「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」／財務省「令和8年度税制改正の大綱（法人課税）」／国税庁「耐用年数表（器具・備品）」／国税庁 タックスアンサーNo.6498「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」／国税庁「インボイス制度に関するQ&A」

※本記事は2026年9月時点の公表情報をもとに作成しています。仕訳例は一般的な考え方を示したもので、個別の状況によって処理が異なる場合があります。具体的な判断は税理士等の専門家にご相談ください。