個人事業主はどこまで経費に落とせる？経費の判断基準とよく迷う経費も紹介

個人事業主やフリーランスにとって、経費の理解は非常に重要です。

この記事では、個人事業主が経費として計上できる範囲や具体的な事例、注意点について詳しく解説します。これを参考に、自身のビジネスに適した経費管理を実現しましょう。

個人事業主の経費とは？

経費とは？

経費とは事業を行うために必要な支払いのことです。適切に管理・申請することで、納める税金の負担を軽減することができ、事業の収益性を高めることができます。

経費にできるものの判断基準

個人事業主が経費にできるものの判断基準は、事業に直接関係のある支出であるかどうかです。

例えば、事業用のパソコンやソフトウェアの購入費用、事務所の家賃、水道光熱費、通信費、消耗品費などは、事業を行うために必要な支出であるため経費として認められます。

一方、プライベートの支出や事業と直接関係のない支出は経費として認められません。

例えば、個人の旅行費用や趣味の費用、家族の医療費などは事業と直接関係がないため経費として認められないため注意が必要です。

経費として計上できる主な支出

実際に経費として計上可能な支出には以下があります。

分類	主な支出
事務所費	家賃、水道光熱費、オフィス用品（文房具、印刷費）など
保険料	社会保険料、雇用保険料、火災保険料など
通信費	パソコン本体代、スマホ本体代、インターネット料金、電話料金など
事業促進	広告宣伝費、パンフレット作成費など
出張費用	交通費、宿泊費など
その他	従業員の給与（人件費）、会議費、接待費、研修費、書籍購入費など

また、経費を計上するためには領収書や請求書などの証拠書類を必ず保管しておく必要があります。経費の計上には適切な方法と基準があるので、規則に従い経費計上することが重要です。

家事按分とは？支出の一部を経費計上できる仕組み

家事按分（かじあんぶん）とは？

家事按分（かじあんぶん）とは、自宅の一部を事業用に使用する場合に、その使用割合に応じて家賃等を事業経費として計上する仕組みです。

自宅の一室を事務所として使用する場合、その部屋の面積や使用頻度などを考慮して、家賃や水道光熱費などの費用を一部経費計上できます。

例えば、家賃9万円の部屋に住んでおり、毎日自宅で仕事をしていて仕事をするスペースが自宅の3分の1の面積であれば、家賃の3分の1である3万円が経費として認められます。

家事按分のよくある誤解！経費計上するときの注意点

家事按分を行う際には次の点に注意が必要です。

家事按分で計上した費用が経費として認められるのは、事業と直接的に関係のある費用のみです。自宅で一切仕事をしていないのであれば、自宅はすべてプライベートで使用しているということになり経費計上できません。

そのため、家事按分が必ずしも経費として認められるわけではないため注意が必要です。

また、家事按分の割合は複雑な計算が不要であるものの、合理的な根拠が必要になります。

たとえば、自宅の面積に対する事業用部分の面積の割合や、事業に使用している時間の割合などを根拠として算出することで経費計上可能です。

個人事業主が経費計上するときのポイント

ポイント①領収書や請求書などの証拠書類を保存・管理する

経費として申請するためには、領収書や請求書といった証拠書類を保存しておく必要があります。

特に、領収書は経費の支出を証明する重要な書類で、領収書がない場合は経費として認められない可能性があるため注意が必要です。

経費として認められるためには、基本的に領収書に以下の事項が記載されている必要があります。

また、領収書の上手な保管方法は次のとおりです。

領収書の取得が難しい場合は、代わりにレシートや請求書などを保管しておきましょう。

レシートや請求書は、領収書と同様に経費の支出を証明する書類として認められます。

ポイント②高額商品の経費計上は減価償却する

高額商品を事業用に購入する場合、その全額をその年の経費として計上することはできません。

高額商品は「減価償却（げんかしょうきゃく）」という方法で、その耐用年数に応じて経費として計上していきます。

減価償却とは、事業用の資産が時間の経過とともに価値が減っていくことを考慮し、その価値の減少分を毎年経費として計上する方法です。

減価償却の方法には、定額法と定率法の2つの方法があります。定額法は毎年同じ金額を償却する方法で、定率法は毎年残存価値に対して一定の割合を償却する方法です。

減価償却の計算式と具体例は次のとおりです。

上記の「取得価額」は購入金額のことで、「残存価値」は耐用年数超えた後のパソコンの価値、「耐用年数」はパソコンを事業として使用する年数のことを指します。

なお、耐用年数は税務署がある程度定めており、原則、一般的なパソコンの耐用年数は一律4年とされます。

ポイント③経費とプライベートの支出を分ける

経費計上の際、事業経費とプライベートの支出を明確に区分することが非常に大切です。

プライベート目的の支出を事業経費として計上してしまうと、税務調査で指摘される可能性があります。

しかし、経費とプライベート出費の境界線は必ずしも明確ではありません。

例えば、仕事とプライベートで同じ車を使用している場合、仕事で使ったガソリン代は経費にできますが、プライベートで使用した分は経費にできません。

仮にガソリン代を経費計上するためには、事業用途分は走行距離などの適切な割合で算出する必要があり、算出方法は実測に基づいた資料を使用します。

経費とプライベートの支出を区分する際のポイントは次のとおりです。

経費とプライベート支出の区分は、税務調査の際に厳しくチェックされるので取り扱いには十分注意しましょう。区分が曖昧な場合は税務署に相談することも選択肢のひとつです。

どこまで経費として認められる？個人事業主がよく迷う経費

ここからは、個人事業主がよく迷う支出について、経費として認められるかどうか紹介します。

携帯電話の料金

経費計上できます。

仕事用の携帯電話があれば、支払いはすべて経費になります。一方、仕事用とプライベート用で兼用している場合は、仕事に使用している分を経費として計上可能です。

ただし、仕事に使用している割合を明確にしておく必要があります。

仕事で使っている車の違反金

経費計上できません。

駐車違反をはじめとする罰金・反則金は経費として認められません。

ただし、レッカー代は車両移動のための負担金とされ、経費計上が認められることがあります。

メガネやコンタクトの購入費用

経費計上できません。

メガネやコンタクトは仕事以外で使う可能性が高く、仕事にのみ使用していることを明確にするのが難しいためです。

ただし、目の治療のためにメガネやコンタクトを購入した場合は、その治療費などを含めて医療費控除の対象とすることは可能です。

取引先との忘年会やキャバクラの接待費用

経費計上できます。

取引先との忘年会に参加した場合、一次会の費用まで交際費として計上できます。ただし、一次会以降の費用はプライベートの支出としてみなされ経費計上できません。

また、取引先との接待を目的としていればキャバクラの費用も経費計上可能です。ただし、高額すぎる場合は認められないこともあるため注意が必要です。

スポーツジムの会費

経費計上できません。

個人事業主の本人が筋トレなどを目的として通うためのスポーツジム、フィットネスクラブの会費は経費にできません。

従業員がいる場合は、従業員全員が使えるスポーツクラブの会費を福利厚生費として経費にすることはできます。

健康診断や人間ドックの費用

経費計上できません。

従業員がいる場合は、従業員が受ける健康診断の費用は経費にできます。

カフェの飲食代

経費計上できます。

カフェで仕事する場合や取引先などと面談する場合はコーヒー代を経費計上できます。

ただし、カフェでの食事代は経費計上できないため注意しましょう。

経費として認められない支出とは？

プライベートな支出

個人事業主における混同しやすい支出項目には以下があります。

プライベート費用と事業費の境界線は必ずしも明確とは限らず、例えば取引先との会食は交際費として認められますが、家族や友人との食事代は経費にできません。

税金や保険料

税金や保険料は経費として認められるものとそうでないものがあります。主な税金や保険料の取り扱いは次のとおりです。

まとめ

経費は事業を支える重要な要素です。正確に理解し適切に管理することで、納税の負担を抑えられ、個人事業主として事業を健全に維持しやすくなります。

経費計上のポイントは、事業と直接関係のある支出であることを証明できるかどうかです。経費として計上するために、領収書などの証拠書類を必ず保管しておきましょう。

また、経費計上には税法上の規定や基準がありますので、わからないことは税務署などに相談しましょう。

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